Karty paliwowe pozwalają bezgotówkowo płacić za paliwo. Zapewniają wiele korzyści, w tym wygodę, oszczędność czasu i pieniędzy, a także przejrzystość rozliczeń. Sprawdź, co to jest karta paliwowa oraz jak możesz nią płacić. Dowiedz się, w jaki sposób rozliczysz transakcje, których dokonasz przy jej użyciu.

Karta paliwowa – co to jest i jak działa?

Karta paliwowa dla firmy z wyglądu przypomina typową kartę płatniczą. Możesz za jej pomocą bezgotówkowo płacić na wszystkich stacjach paliw danej sieci – zazwyczaj zarówno w całej Polsce, jak i za granicą. Sprawdzi się więc nawet podczas długich podróży służbowych. Flotowe karty tankowania mają w swojej ofercie praktycznie wszystkie znane koncerny paliwowe w naszym kraju.

Z kart paliwowych mogą korzystać przedsiębiorcy z różnych branż (nie tylko transportowo-spedycyjnej), którzy posiadają własną flotę pojazdów służbowych. Warunkiem zawarcia umowy z koncernem paliwowym może być odpowiednio długi staż przedsiębiorstwa na rynku (np. co najmniej 12 miesięcy). Niektórzy dostawcy oferują również karty paliwowe dla nowych firm.

Karty paliwowe dla firm – kto może z nich korzystać?

Firmowa karta paliwowa najczęściej jest przypisana do numeru rejestracyjnego konkretnego auta. W takim przypadku nie można tankować żadnego innego pojazdu – nawet jeśli należy do floty w Twojej firmie. Sieci stacji paliw oferują też imienne karty flotowe, na których znajdują się dane osobowe przedsiębiorcy lub określonego pracownika. Umożliwiają tankowanie więcej niż jednego pojazdu, lecz nie jest możliwe udostępnianie karty innym osobom w firmie. Pozwala na to karta flotowa na okaziciela – niepowiązana z żadnym kierowcą ani samochodem.

Z karty flotowej możesz także korzystać, jeśli zdecydujesz się na finansowanie samochodu leasingiem – firma leasingowa zazwyczaj dolicza jej koszty do miesięcznej raty. Karta paliwowa jest w tym przypadku przypisana do numeru rejestracyjnego pojazdu. Leasingobiorca może więc korzystać z niej wyłącznie w odniesieniu do jednego samochodu, który stanowi przedmiot umowy.

Sprawdź ofertę aut z kartą paliwową

Karty paliwowe przedpłacone oraz z odroczoną płatnością – czym się różnią?

Koszty karty paliwowej możesz pokryć na jeden z dwóch sposobów – w modelu prepaid lub na zasadzie odroczonej płatności. Aby móc korzystać z karty paliwowej przedpłaconej, trzeba najpierw doładować ją wybraną przez siebie kwotą – zwykle możesz wykonać w tym celu przelew lub zapłacić na stacji. Tankowanie będzie możliwe dopiero po tym, jak wydawca karty zaksięguje wpłatę. Koszt każdej kolejnej transakcji obniża saldo na karcie.

Karty paliwowe z odroczonym terminem płatności pozwalają przesunąć w czasie moment zapłaty. Najczęściej koncerny wystawiają zbiorczą fakturę po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego – np. w połowie kolejnego miesiąca. Wyznaczają określony termin uregulowania płatności, zwykle 14 dni. W takim modelu obowiązuje karta paliwowa z limitem miesięcznych wydatków.

Jak tankować z kartą paliwową?

Karta paliwowa pozwoli Ci rozliczać bezgotówkowo płatności za tankowanie. Wystarczy, że:

• podjedziesz na jedną ze stacji danej sieci paliwowej,
• zatankujesz wybrane paliwo,
• pokażesz kartę tankowania pracownikowi stacji,
• podasz numer PIN w celu autoryzacji transakcji,
• przedstawisz swój dowód tożsamości – jeśli korzystasz z karty imiennej.

Dodatkowo konieczne może być podanie przez kierowcę aktualnego przebiegu samochodu. Niektóre stacje obsługują płatności zbliżeniowe w przypadku transakcji na niewielką kwotę – w takim przypadku nie trzeba podawać numeru PIN.

Na stacjach paliw niektórych sieci kierowcy mogą korzystać z funkcji videotollingu. Jest to system automatycznego poboru opłat z wideodetekcją pojazdów, czyli identyfikacji numeru rejestracyjnego auta przez kamery.

Czy kartą flotową można płacić tylko za paliwo?

Karta tankowania może służyć nie tylko do rozliczania kosztów paliwa, lecz także obejmować dodatkowe zakupy i usługi związane z pojazdem, w tym: 

• przejazdy płatnymi autostradami, mostami, promami czy tunelami,
• zakup oleju silnikowego, płynu do spryskiwaczy i innych płynów eksploatacyjnych,
• serwis samochodu,
• korzystanie z automyjni,
• pomoc drogową,
• parkowanie na strzeżonych parkingach.

Korzyści z posiadania karty paliwowej dla firm

Karty paliwowe dla firm zapewniają wiele korzyści – zarówno finansowych, jak i pozafinansowych. Poznaj najważniejsze z nich!

Tańsze paliwo i rabaty

Koszty karty paliwowej są niższe, niż gdybyś płacił osobno za każde tankowanie na stacjach. Możesz zaoszczędzić dzięki korzystniejszym cenom zakupu paliwa. Niektóre koncerny oferują stałe ceny hurtowe, natomiast inne proponują zniżki – zwykle od kilkunastu do kilkudziesięciu groszy na każdym litrze. Upust może być także wyrażony w procentach.

Możesz również wybrać kartę paliwową z rabatami na zakup innych produktów lub usług flotowych – są one najczęściej dostępne w bardziej rozbudowanych pakietach. Karta flotowa nieraz jest powiązana z programem lojalnościowym, który pozwala zbierać punkty za każdą transakcję, a następnie wymieniać je na rabaty i nagrody rzeczowe.

Wygoda płatności bezgotówkowych

Karta paliwowa dla firmy to wygodne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Nie trzeba czekać w kolejce na stacji, aby uregulować płatność i otrzymać fakturę – transakcja zostanie automatycznie zarejestrowana w systemie elektronicznym.

Bezpieczeństwo transakcji

Jeśli płacisz za paliwo kartą flotową, nie musisz obawiać się kradzieży gotówki. Unikasz też nadużyć ze strony nieuczciwych pracowników, którzy mogliby tankować swoje prywatne samochody na koszt Twojej firmy. Wyeliminujesz takie ryzyko, gdy zdecydujesz się na kartę przypisaną do konkretnego pojazdu z firmowej floty. Karta paliwowa z limitem pozwoli Ci kontrolować wydatki – nie poniesiesz w żadnym miesiącu rozliczeniowym wyższych kosztów niż limit ustalony w umowie.

Możesz dodatkowo ustawić na karcie tankowania ograniczenia transakcyjne – np.:

• maksymalnej ceny lub ilości zatankowanego paliwa (jednorazowo albo na dobę),
• określonych dni i godzin tankowania,
• zasięgu terytorialnego karty,
• kategorii produktów, które kierowcy mogą kupować za pomocą karty.

Zabezpieczeniem transakcji przy użyciu karty paliwowej jest numer PIN. Chroń go przed dostępem nieuprawnionych osób i nie przechowuj w jednym miejscu z kartą flotową. Jeśli ją zgubisz, znalazca nie będzie mógł tankować za jej pomocą na stacji. W takiej sytuacji możesz zastrzec kartę, a następnie złożyć wniosek o wydanie duplikatu.

Przejrzyste rozliczenia

Najczęściej wraz z kartą paliwową otrzymasz dostęp do panelu klienta. Będziesz mógł wtedy kontrolować na bieżąco wydatki – z poziomu aplikacji na komputerze lub urządzeń mobilnych. Zdobędziesz wiedzę na temat miejsc, dni i godzin tankowania, a także ilości paliwa zatankowanego przez poszczególne pojazdy. W systemie elektronicznym zwykle możesz też zarządzać limitami na karcie flotowej.

Ułatwione fakturowanie wydatków związanych z flotą

Karta tankowania ułatwia fakturowanie wydatków w firmie, ponieważ zamiast wielu dokumentów będziesz otrzymywać raz w miesiącu jedną zbiorczą fakturę. Obejmie ona wszystkie transakcje – zarówno tankowanie, jak i inne ewentualne zakupy w ramach oferty. Dzięki temu zaoszczędzisz czas potrzebny na księgowanie i archiwizowanie faktur.

Czy karta paliwowa dla małej firmy się opłaca?

Karta flotowa może być korzystnym rozwiązaniem nie tylko dla dużych przedsiębiorstw, które dysponują rozbudowaną flotą pojazdów. Niektóre sieci mają w swojej ofercie karty paliwowe dla małych firm, a zwłaszcza przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Zazwyczaj są one dostępne do określonego limitu pojazdów, np. dziecięciu.

Karta paliwowa dla mikrofirm zwykle zapewnia nieco mniej korzyści niż w przypadku ofert kierowanych do podmiotów z dużą flotą, które mogą korzystać z większej liczby dodatkowych usług, a także wyższych upustów i rabatów. Mimo tego karta flotowa dla małej firmy nadal się opłaca – im więcej tankujesz, tym więcej oszczędzasz. Możesz też ułatwić sobie planowanie, monitorowanie i fakturowanie wydatków, a także zminimalizujesz ryzyko nadużyć ze strony pracowników.

Firmowa karta paliwowa – podsumowanie

Karta paliwowa dla firmy pozwoli Ci bezgotówkowo tankować na stacjach wybranej sieci. Będziesz mógł dzięki niej oszczędzać na zakupie paliwa, łatwo kontrolować wydatki i wygodnie płacić na podstawie zbiorczej faktury lub w modelu przedpłaty. Karta flotowa może być korzystna bez względu na wielkość floty – koncerny oferują również karty paliwowe dla małych firm i jednoosobowych działalności.

Pamiętaj, że najlepsza karta paliwowa to taka, która odpowiada potrzebom Twojej firmy. Dopasuj jej warunki zwłaszcza do wielkości floty, zapotrzebowania na paliwo oraz zasięgu terytorialnego dostępnych stacji paliw. Sprawdź oferowane zniżki i rabaty, model płatności, stosowane systemy bezpieczeństwa, a także zakres usług dodatkowych.